Es una situación que ocurre todos los días en comercio, hostelería o cualquier negocio con punto de venta: se le emite al cliente un ticket o factura simplificada en el momento de la compra y, más adelante, ese mismo cliente pide una factura completa a su nombre con su NIF para deducírsela.

VERTEX ERP resuelve este caso con la factura sustitutiva: una factura nueva, a nombre del cliente real, que agrupa y reemplaza una o varias facturas simplificadas anteriores emitidas al cliente genérico "Clientes Varios". Todo desde el menú Ventas → Facturas, con envío automático a la AEAT.

Factura sustitutiva ≠ factura rectificativa. Una rectificativa corrige un error (un importe mal calculado, un dato equivocado). Una sustitutiva no corrige nada: agrupa y reemplaza una o varias facturas simplificadas por una única factura completa a nombre del cliente que la solicita.

Cómo acceder: el menú de facturas sustitutivas

Dentro de Ventas → Facturas, tras un separador, encontrarás tres opciones:

Ventas
└── Facturas
    ├── ──────────
    ├── Facturas sustitutivas...
    ├── Generar factura sustitutiva...
    └── Informe de facturas sustitutivas...

Generar una factura sustitutiva paso a paso

Hay dos formas de abrir el asistente:

1
Desde el menú — Ventas → Facturas → Generar factura sustitutiva… Abre el asistente vacío para que selecciones tú mismo las facturas a sustituir.
2
Desde la propia factura — Con una factura simplificada abierta en su ficha, el botón "Generar factura sustitutiva…" abre el asistente con esa factura ya precargada.

En el asistente, el proceso es siempre el mismo:

  • Añade, una por una (serie y número), las facturas simplificadas que quieres sustituir. Cada una se valida al momento: si no es válida, el asistente te indica el motivo exacto
  • Elige el cliente al que se emitirá la nueva factura
  • Elige la serie que usará la factura sustitutiva
  • Acepta. Se genera la nueva factura, enlazada a las simplificadas que sustituye

¿Qué facturas se pueden sustituir?

No cualquier factura es válida para sustitución. La factura simplificada debe cumplir todas estas condiciones:

  • Ser una factura de venta definitiva (no un borrador)
  • No estar anulada
  • Estar emitida a "Clientes Varios" — sin NIF de cliente asignado
  • No ser ella misma una factura sustitutiva ni estar ya sustituida por otra

Si vas a sustituir varias a la vez, además deben ser de la misma empresa y del mismo signo (todas normales o todas rectificativas, sin mezclar).

El cliente destino también se valida: tiene que ser un cliente real con NIF válido y no puede estar bloqueado.

Si algo no cuadra, el asistente te lo indica con el motivo exacto — "la factura ya está sustituida por…", "no corresponde a Clientes Varios", "el cliente tiene estado bloqueado"… — y no te deja continuar hasta corregirlo.

Importes y qué ocurre con las facturas originales

La factura sustitutiva no resta ni recalcula nada: su importe total es la suma de los importes de todas las facturas simplificadas que sustituye. Las facturas originales permanecen en el sistema — no se borran ni se anulan — pero quedan marcadas como sustituidas y enlazadas a la nueva. Ya no se pueden volver a facturar ni incluir en otra sustitución.

Envío automático a la AEAT (VERI*FACTU)

VERTEX ERP envía la factura sustitutiva a la AEAT correctamente identificada como tal — no como una rectificativa — e incluye en el envío la referencia a las facturas simplificadas concretas que sustituye: serie, número, fecha y NIF de cada una. No tienes que indicar nada especial: ocurre automáticamente al generarla, igual que con cualquier otra factura.

Consultar y reportar

Ventas → Facturas → Facturas sustitutivas… abre una ventana donde puedes navegar por todas las sustitutivas ya generadas: ver qué facturas simplificadas sustituye cada una, reimprimirla, reenviarla por correo o consultar su estado en VERI*FACTU.

Ventas → Facturas → Informe de facturas sustitutivas… genera un listado filtrable por fechas, cliente, NIF y número de documento — útil para revisar de un vistazo todas las sustituciones realizadas en un periodo.

Preguntas frecuentes

No. Solo se pueden sustituir facturas simplificadas emitidas a "Clientes Varios", sin NIF asignado. Si la factura ya tiene un cliente identificado, el asistente la rechazará.

Sí, es el caso habitual. Añade todas las facturas simplificadas que quieras en el asistente; deben ser todas de la misma empresa y del mismo signo (normales o rectificativas, sin mezclar).

El asistente no ofrece una opción de "deshacer" una vez aceptada. Revisa bien el cliente y las facturas antes de confirmar. Para corregir el error usa el procedimiento habitual de anulación de facturas.

Una serie de facturas de venta normal si las facturas que sustituyes son normales, o una serie de rectificativas si estás sustituyendo facturas rectificativas. Si eliges una serie que no corresponde, el asistente te avisa.