¿Qué es una suscripción?

Una suscripción es un documento de venta especial que representa un contrato recurrente con un cliente. En vez de crear manualmente un pedido o albarán cada vez que hay que servir algo, la suscripción se da de alta una sola vez y, a partir de ahí, va generando periódicamente los documentos correspondientes según la cadencia que se le indique (cada mes, cada quince días, cada trimestre…).

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Suscripción normal (con fin de contrato)

Tiene una fecha de fin prevista. Los documentos se generan en bloque desde la opción de menú "Generar documentos de suscripciones..." y no dependen de una fecha de próxima emisión.

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Suscripción permanente

Sin fecha de fin, se renueva indefinidamente. VERTEX ERP respeta la cadencia y actualiza automáticamente la fecha de próxima emisión tras cada generación, evitando duplicados.

Módulo adicional de VERTEX ERP
El módulo de Suscripciones es un complemento que se adquiere de forma independiente a la licencia base de VERTEX ERP. Para utilizarlo es imprescindible disponer de VERTEX ERP en activo. Si su empresa ya trabaja con VERTEX ERP y desea incorporar la gestión de contratos recurrentes, contacte con Alnitak Informática para ampliar su licencia.
Si no ve el submenú "Suscripciones" en Ventas, el módulo no está activado para su empresa. Consulte con el responsable de la configuración.

La ficha de una suscripción

Desde Ventas → Suscripciones → Editar suscripciones de venta... se dan de alta y mantienen las suscripciones. La ficha tiene cuatro pestañas:

Pestaña General

Recoge el cliente titular, el agente, la forma y el medio de pago, el almacén, la tarifa y el centro de coste (si está activo). Todos estos datos se aplicarán a todos los pedidos o albaranes generados a partir de esta suscripción. A diferencia de un albarán normal, la ficha no tiene campos de portes ni gastos: esos importes se añaden en cada documento generado, no en la suscripción.

Pestaña Otros — datos del contrato

Aquí se configura la recurrencia:

  • Suscripción permanente: activa el modo indefinido.
  • Cadencia: cada cuánto se genera un nuevo documento (por ejemplo, "1 mes", "15 días").
  • Fecha próximo documento: la próxima fecha prevista de generación. VERTEX ERP la actualiza automáticamente tras cada generación en las suscripciones permanentes.
  • Fecha fin de contrato: fecha de finalización, si procede.
  • Ref. cliente: referencia propia del cliente para identificar el contrato.

Pestaña Documentos asociados

Muestra los documentos relacionados. En suscripciones permanentes, los botones "Generar albarán..." y "Generar pedido..." crean un documento directamente desde la ficha, tomando como fecha la de próxima emisión. En suscripciones no permanentes, la generación individual no está disponible: hay que usar la opción de menú en bloque.

Estados de suscripción

Cada suscripción puede tener un estado administrativo (por ejemplo, "Activa", "En revisión", "Pausada") que se define libremente desde Ventas → Suscripciones → Editar estados de suscripciones.... Los estados son configurables por instalación y no vienen predefinidos.

Clave: crear un estado no basta para que las suscripciones con ese estado sigan generando documentos. Hay que habilitarlo explícitamente en Ficheros → Empresas → ficha de empresa → pestaña Suscripciones → Estados. Si ningún estado está habilitado, la generación mostrará el aviso "Ningún estado de suscripción permite generar albaranes" y no producirá nada.

El estado marcado como "Por defecto" se asigna automáticamente a las suscripciones nuevas. También se puede cambiar en bloque el estado de todas las suscripciones cuyos clientes estén bloqueados desde "Cambiar estado a suscripciones bloqueadas...".

Generación de documentos en bloque

VERTEX ERP ofrece dos herramientas distintas según el tipo de suscripción:

1

Generar documentos de suscripciones... (no permanentes)

Genera de una vez todas las líneas pendientes que cumplan los filtros (almacén, medio de pago, artículos, cliente). No tiene en cuenta fechas: genera todo lo pendiente en cada ejecución. Requiere indicar siempre al menos un artículo; sin ese dato no genera nada.

2

Generar documentos de suscripciones permanentes... (permanentes)

Respeta la cadencia y la fecha de próxima emisión. Se indica un rango "Desde/Hasta" y VERTEX ERP genera, por cada suscripción, todos los documentos que correspondan dentro de ese horizonte — actualizando la fecha de próxima emisión para no duplicar en la siguiente ejecución.

Atención con las no permanentes: al no depender de fecha de próxima emisión, si se ejecuta la generación dos veces con los mismos filtros puede duplicar documentos. Para un control automático de lo ya generado, use suscripciones permanentes.
CaracterísticaNo permanentesPermanentes
Controla fecha de próxima emisiónNoSí
Evita duplicar documentosNoSí
Artículo obligatorio en el filtroSíNo
Generación individual desde fichaNoSí
Puede generar varios docs. seguidos por suscripciónNoSí (si hay varios periodos pendientes)

Actualización de precios en bloque

Cuando cambian las tarifas o hay una subida general, VERTEX ERP permite actualizar los precios de todas las suscripciones activas de una sola vez desde Ventas → Suscripciones → Actualizar precios de las suscripciones....

Dos modos de actualización

  • Por tarifa: el nuevo precio de cada línea es el que tenga su artículo en la tarifa elegida. Los artículos sin precio en esa tarifa se omiten y se listan al final.
  • Por porcentaje: el precio actual sube o baja el porcentaje indicado (valor negativo para bajar). Permite redondeo opcional: a 1, 5, 10 o 50 céntimos, a 1 o 5 euros, o un valor libre.
El cambio es inmediato: no hay opción de programarlo para una fecha futura. Revise bien los filtros antes de confirmar. Si necesita deshacerlo, puede restaurar la actualización desde el panel de control (ver abajo).

Historial y deshacer

Desde "Actualizaciones de precios de suscripciones..." se ve una tabla con cada actualización ejecutada (fecha, filtros, variación aplicada, número de suscripciones modificadas) y un botón "Restaurar" que devuelve los precios anteriores. Una vez restaurada completamente, se puede eliminar el registro.

El "Informe de actualizaciones de precios" ofrece el detalle línea a línea de lo que cambió: precio anterior y precio actual de cada línea afectada.

Nota: al restaurar solo se recupera el precio de tarifa. Si la actualización original también modificó el precio con IVA incluido de las líneas, ese dato no se revierte automáticamente y hay que ajustarlo a mano.

Informes disponibles

  • Informe de suscripciones — listado rápido con filtros por cliente, agente, almacén, estado y tipo (permanente / no permanente, generada / no generada).
  • Informe de suscripciones permanentes — más completo: tres rangos de fecha independientes (suscripción, próximo documento, fin de contrato), filtro por rutas de reparto, detalle de líneas, dirección y atributos de cliente, y agrupación por ruta con totales. Se genera en segundo plano y se recibe como mensaje.
  • Informe de actualizaciones de precios — detalle línea a línea de las actualizaciones de precio ya realizadas.

Preguntas frecuentes

Una suscripción normal tiene (o puede tener) una fecha de fin de contrato prevista y sus documentos se generan en bloque sin control de fecha de próxima emisión. Una suscripción permanente no tiene fin: se renueva indefinidamente respetando la cadencia y actualizando la fecha de próxima emisión tras cada generación, lo que evita duplicados.

Crear el estado no es suficiente. Hay que activarlo explícitamente en la ficha de la empresa (Ficheros → Empresas → pestaña Suscripciones → Estados) para que las suscripciones con ese estado puedan seguir generando pedidos o albaranes.

Esta opción (para suscripciones no permanentes) no tiene memoria de lo ya generado: selecciona todas las líneas pendientes que cumplan los filtros en cada ejecución. Para un control automático de lo ya generado, use suscripciones permanentes con la opción "Generar documentos de suscripciones permanentes...", que sí actualiza la fecha de próxima emisión.

Sí. La fecha "Hasta" actúa como horizonte: si la suscripción llevaba varios periodos de cadencia sin generarse, VERTEX ERP los genera todos de una vez, siempre que caigan dentro del rango indicado y antes de la fecha de fin de contrato (si la tiene).

No directamente: la actualización se aplica en el momento de confirmarla. Si necesita que entre en vigor un día concreto, ejecute la actualización ese mismo día.

Es el comportamiento esperado: al restaurar solo se recupera el precio de tarifa. Si la actualización original cambió también el precio con IVA incluido, ese dato no se revierte automáticamente y hay que ajustarlo manualmente en las líneas afectadas.

Sí, desde la propia ficha del cliente, en la pestaña "Suscripciones", donde aparecen todas las que tiene asociadas sin necesidad de ir al listado general.